Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel como PDF

El logotipo de Microsoft Excel sobre un fondo gris.

Guardar una hoja de cálculo de Excel como PDF puede ser confuso, y el archivo terminado a menudo se ve diferente de lo que queremos. Cómo guardar una hoja como un archivo PDF legible y limpio.

Archivos de Excel como PDF

Hay muchos escenarios en los que es posible que desee guardar un documento de Excel como un archivo PDF en lugar de una tabla. Por ejemplo, si solo desea enviar una parte determinada de una hoja más grande o no desea que sea editable. Sin embargo, convertir un archivo de Excel a un archivo PDF puede ser un poco difícil.

A menudo no pensamos en las hojas de cálculo de Excel como documentos con bordes, páginas y bordes. Sin embargo, si desea convertir estos archivos en documentos PDF que puedan leerse, imprimirse o distribuirse, debe tenerlo en cuenta. Su archivo debe ser legible y comprensible, sin columnas de distribución aleatoria en otras páginas o tamaños de celda que sean demasiado pequeños para leer.

Cómo transformar su mesa en un documento PDF presentable e imprimible.

Configurar la página

Configuración de página de Excel

Si está utilizando Office 2008 o posterior, vaya a la pestaña Diseño de página. Aquí puede ver varias opciones, que se resumen en la sección «Configuración de página». Aquí están los primeros tres:

  • Bordes: ¿Cuál es el espacio entre el margen de un documento y la primera celda?
  • Orientación Si desea que su archivo terminado esté en formato horizontal o vertical
  • Tamaño: El tamaño de página de su documento terminado.

En su mayor parte, funcionan como en un documento de Word. Por lo tanto, configúrelos en función de cómo desea que se vea su archivo PDF terminado. Tenga en cuenta que la mayoría de las hojas de cálculo de Excel son más fáciles de leer en formato horizontal que en formato vertical, a menos que tenga muy pocas columnas. Las hojas guardadas en orientación vertical generalmente contienen columnas que están fuera del área de impresión final. Esto puede hacer que navegar y leer su documento sea muy difícil.

También puede agregar un encabezado y pie de página a su diseño final. Haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la sección Configuración de página y luego haga clic en la pestaña Encabezado / pie de página. Puede elegir una de las opciones generadas por Office, o puede usar la función Personalizar para crear la suya.

Excel - encabezado y pie de página

También puede cambiar el fondo de su impresión. Para hacer esto, haga clic en el botón Fondo en la configuración de la página. Puede elegir una imagen de su computadora portátil o de la nube. Esta imagen se extiende por toda su hoja.

Definir y ajustar el área de impresión.

A continuación, debe determinar qué área convertir en un archivo PDF y cuántas filas y columnas hay en cada página.

La primera forma de definir el rango es hacer clic y arrastrar para seleccionar todas las celdas que desee en su documento. Luego vaya a Configuración de página> Área de impresión> Establecer área de impresión. Esto crea una delgada línea gris alrededor del área completa que se imprimirá. Cuando crea su archivo PDF, no todo lo que está fuera de este rango se tiene en cuenta. También puede ingresar manualmente las celdas haciendo clic en la flecha en la esquina inferior izquierda y yendo a Hojas> Área de impresión.

Área de impresión de Excel

Similar a Microsoft Word, puede crear saltos de página para segmentar diferentes tablas. Estos saltos de página pueden ser horizontales y verticales. Vaya a la celda donde desea colocar un salto de página, haga clic en la pestaña Diseño de página en la cinta y elija Configuración de página> Saltos de página> Insertar salto de página. Esto crea un salto a la derecha y a la izquierda de su celda actual.

Saltos de página de Excel

Otra tarea importante es definir la opción «Escalar para ajustar». A la derecha de la configuración de la página, verá tres opciones: ancho, alto y escala. Puede usar las opciones Ancho y Alto para especificar en cuántas páginas deben aparecer las filas o columnas de su tabla. Por ejemplo, si tiene muchas filas pero solo unas pocas columnas, es ideal establecer el ancho en una página. La escala, por otro lado, determina el tamaño total de toda su área de impresión.

Excel - personalizar

Opciones de hoja

El último menú a tener en cuenta son las opciones de hoja. Estas son configuraciones que afectan la apariencia de su hoja impresa final. Para acceder a las opciones de hoja completa, haga clic en la flecha en la esquina inferior izquierda de las secciones de Opciones de hoja.

Opciones de hoja de Excel

Aquí hay una descripción general de los diversos ajustes que puede hacer en este menú:

  • Imprimir título: Puede congelar ciertas filas y columnas de la hoja para que aparezcan en cada página. B. Encabezados y subtítulos.
  • Cuadrículas: De esta manera, puede determinar si se deben mostrar las líneas de la cuadrícula. Estas son las líneas entre celdas que aparecen cuando no se pinta ningún borde en ellas.
  • Encabezados: Esto le permite mostrar encabezados que son etiquetas alfabéticas fijas (A, B, C) y numéricas (1, 2, 3) en los ejes x e y de las hojas de cálculo de Excel.
  • Comentarios, notas y errores: Esto mostrará los comentarios incrustados, las notas y las advertencias de error en el documento final.
  • Orden de impresión: De esta manera, puede especificar si un documento debe crearse primero hacia abajo o primero a la derecha.

En este menú puede cambiar a la pantalla Vista previa de impresión, donde puede ver su documento final. También puede usar la combinación de teclas Ctrl + P para cambiar a la pantalla.

Conectado Cómo imprimir una hoja de trabajo con comentarios en Excel

Guardar o imprimir como PDF

Si su documento está correctamente formateado y listo, hay dos formas de crear un PDF.

Para guardar el archivo como PDF en Excel, abra el cuadro de diálogo Guardar como y seleccione PDF en el menú desplegable «Guardar como tipo». Alternativamente, puede ir a Exportar> Exportar a XPS / PDF. Desde aquí tienes varias opciones. Puede decidir si el archivo debe optimizarse para estándar o mínimo para determinar la calidad final y el tamaño del archivo. Luego puede hacer clic en «Opciones» para seleccionar el área a publicar:

  • Selección: Las celdas seleccionadas actualmente
  • Hojas activas: La hoja actual en la que te encuentras
  • Libros enteros: Todos los libros en el archivo actual en el que está trabajando
  • Tabla: Una tabla definida que creó usando Microsoft Excel

También puede ignorar el área de impresión que especificó.

Excel - Guardar como PDF

También puede imprimir el archivo como PDF. Microsoft tiene una impresora PDF incorporada llamada Microsoft Print to PDF, que puede seleccionar desde el menú desplegable de la impresora. Si tiene otra unidad de PDF, como Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, puede usar una de ellas. Antes de hacer clic en «Imprimir», verifique su vista previa de impresión para asegurarse de que todo se vea correcto.

Excel - Imprimir como PDF

Conectado Cómo imprimir en Windows como PDF: 4 consejos y trucos

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *